Työhuoneeni raivausprojekti – 2400 litraa turhia raportteja silppuriin

Kiti_MVPari vuotta on mielessäni pyörinyt kokemus, josta syntynyt muistijälki ei haalistu. Nykymenon keskellä muisto ponnahtaa pintaan usein. Silloin näen mieleni silmillä itseni vuonna 2014 paperivuorien keskellä. Olen tyhjentämässä työhuonettani. Samalla käyn paperimappien äärellä läpi 25 vuoden työuraani, josta noin 20 vuotta toimin eri johtotehtävissä.

Työhuoneeni siivous kattaa noin kaksi kuukautta elämästäni. Se, että ajanjakso on mielessäni edelleen kirkkaana, kuin eilinen, kertoo siitä, että raivauskokemus oli veret seisauttava. Silmieni edessä olevien totuuksien äärellä tuntui hetkittäin siltä, että happi loppuu. Tällä kertaa nämä muistot aktivoituivat pitämäni luennon jälkeen. Päätin, että on aika laittaa sormet näppäimille ja jakaa tämä monin tavoin mieltä kaikertava kokemus blogini lukijoiden kanssa. Päästää höyryt ulos.

Kimmoke tähän blogiin tuli henkilöltä, joka luentoni jälkeen lausui sanat: ”Eikö olisi aika nousta barrikadeille ja yrittää tehdä loppu tästä mielettömyydestä?” Esitykseni otsikko oli Aivot mielessä mielekkäässä työssä (informaatiovirtojen pyörteissä). Sen jälkeen kuulijat ja minä keskustelimme hyvän työn unelmista. Moni unelmoi samasta asiasta: mahdollisuudesta keskittyä, pohtia asioita kunnolla sekä itsekseen että yhdessä toisten kanssa ajatellen. Miten raivata tilaa spontaanille ideoinnille ja sille, että hyvää ideaa voi saman tien ryhtyä todeksi synnyttämään? Ilman, että ensin pitää laatia ehdotus ja raportti mahdollisuuksista ja riskeistä. Liian usein idea jää ideaksi kiireen jalkoihin. Kaksituntinen ”Osallistavaa innovointia yhdessä” -kokous on valmiiksi kellotettu kahden viikon päähän ja huutomerkein merkitty: ”osallistuminen pakollinen”. Kokouksen jälkeen fläppitaululle läiskityt itsestäänselvyyksien -liimalaput nuolineen kirjoittaa joku ”uhri” raportiksi. Muut sitten raportoivat raporttiin, menikö ideointi kuten raportissa raportoidaan.

Mikä työssä, jossa ajattelukin on kellotettu, erityisesti rassaa ja sammuttaa työn ilon? Esitykseni jälkilöylyissä jatkuva raporttien vääntäminen ja jyvitetty tilinteko tekemisistä piti kirkkaasti kärkisijaa. Kuunnellessani, jälleen kerran, ihmisten kertomuksia työhön liittyvästä loputtomasta suunnittelusta ja erilaisten tulevaisuuksien visioinneista, hyppäsin ajatuksissani vuoteen 2014, sinne työmappieni pinojen keskelle.

Työhuoneeni raivausprojekti veti hiljaiseksi. Minulla oli mappitolkulla raporttia, strategiapaperia, resurssisuunnitelmia, eurolaskelmia vaihtuvine sivukuluineen, tehtävänkuvia ja niiden vaativuuspisteytyksiä, vuosisuunnitelmia, viisivuotissuunnitelmia, päivitettyjä viisivuotissuunnitelmia, toiminnan uudelleen suuntaamisen tarvekartoituksia, vaikuttavuustavoitteiden määrittelyjä.

Silmieni ohi ja sormieni läpi vilisti raportti raportin perään. Löysin monen monituisia, mm. poliittisen päätöksenteon tarpeisiin, täytettyjä taulukoita. Niissä raportoitiin työn tulosten fokusalueita, yhteiskunnallista vaikuttavuutta ja jyvitettiin tutkimusta tiettyjen avainsanojen mukaan tiedolla vaikuttamisen koreihin. Montako prosenttia tutkimuksesta sijoittuu millekin, kulloinkin (minulle sumealla logiikalla) valitulle fokusalueelle? Perustelin eri dokumenteissa tutkimusta, joka juuri vuonna X ei ollut täsmällisesti strategisella ydinalueella. Pari vuotta myöhemmin löytyi mapeista uudenlainen jyvitys: Aiemmin ydinalueella ollut tutkimus olikin OUT ja X tutkimus vaihteeksi myötätuulessa. Usein selitys tälle poukkoilulle löytyi siitä, että maan hallitus oli vaihtunut. Ja taas alkoi strategiatyö, ydintoimintojen kartoitus, resurssien päivitys ja muu rumba.

Kaikenlaisia organisatorisia laatikkoleikkejä ja projektiprosessimalleja löytyi mappieni uumenista kymmenittäin. Löysin selvityksiä ihmisten työajan käytöstä ja perustelujani sille, miksi panos-tuotos laskentamallit eivät kerro oikeita asioita siitä, mihin työaikaa on käytetty ja mitä on oikeasti saavutettu.

Löysin myös dokumentteja kapinayrityksistäni. Olin antanut palautetta toimimattomista tietojärjestelmistä. Olin ihmetellyt, miksi jälleen tehdään osaamiskartoitusta ja kuvitteleeko joku jossain oikeasti, että insinööri muuttuu psykologiksi ja psykologi insinööriksi. Ei se niin mene, vaikka elämänikäinen ja työssä oppiminen sekä älyllinen joustavuus ovatkin tärkeitä työtaitoja.

Mapeista löytyivät myös dokumentit tapahtumasta, jossa jälleen sain tehtäväksi jyvittää ihmiset prosentteina tiettyihin toimintoihin ja huoneneliöihin. Kapinayrityksenä vastasin kyselyyn, että olen pyydetyt prosenttijyvityksen tehnyt viimeksi edellisenä vuonna. Siitäkään raportista en ole saanut mitään palautetta, kirjoitin ja jatkoin: ”Käyttäkää kyseistä selvitystä. Minulla ei ole siihen mitään lisättävää.” Pieni kapinani ei auttanut. Teet selvityksen, vaikka hammasta purren, oli tyly kasvoton palaute sieltä jostain. Niinpä kaivoin vanhan prosenttipaperin esille ja vaihdoin päivämäärän ja vuosiluvun toiseksi. Eipä tullut palautetta. Aina en jaksanut kapinoida. Siitä olivat todisteena edessäni olevat turhien papereiden vuoret.

Mappien äärellä tuli näkyväksi myös se, että mitä pitemmälle 2000 -luvulle tultiin, sitä kielteisemmäksi muuttui yhteiskunnallinen ilmapiiri tieteellistä tutkimusta kohtaan. Tutkimus sana katosi visioista, strategioista ja raporteista. Tilalle tulivat tiedolla vaikuttaminen, yhteiskunnallinen tarvekartoitus, kärkihankkeet, teemaohjelmat. Tutkimuksen rahoitushakemuksiin ei enää riittänyt hyvä tutkimussuunnitelma ja tieteellisen ongelman määrittely ja sen merkittävyyden perustelu. Oli laadittava viestintästrategia, arvioitava tuotekehityksen näkymiä, aiheen merkittävyyttä elinkeinoelämälle sekä sen yhteiskunnallista relevanssia. Riskianalyysiin panostaminen oli erityisen tärkeätä. Samalla juhlapuheissa peräänkuulutettiin riskinottoa, jonka puutteesta tutkijoita erityisesti soimattiin.

Aina vain harvalukuisemmiksi käyneistä tutkimusmapeistani löysin erilaisia ideapapereita, projektialoitteita, aiehakemuksia, verkostoitumisen hankesuunnitelmia, tutkijatyökuukausien resurssipalapelejä. Löysin ulkopuolisia arvioita rahoitushakemuksista. Yhdessä kannettiin huolta siitä, että tutkimus pitää sisällään liian paljon riskejä, sillä kukaan ei ole vastaavanlaista aiemmin yrittänyt! Lukemattomia kertoja olin eri sanakäänteinen perustellut, miksi suurinta tuhlausta oli lopettaa jokin tutkimusprojekti siinä vaiheessa, kun tuloksia saatiin. Tärkein työn tulos eli kerätyn tutkimusaineiston analysointi loppuisi alkutekijöihinsä. Vastaukseksi tähän oli silloisen poliittisen päättäjän toteamus: ”Kaikkihan on jo tutkittu. Meillä on jo ihan liikaa tietoa. ” Mapit kertoivat samaa kuin aina vain hitaammin kasvava julkaisuluetteloni. Tutkimusprofessorin aika kului pääosin ihan muuhun kuin itse tutkimuksen johtamiseen, saati että olisi sitä ehtinyt tehdä.

Käydessäni läpi mappejani sain täytettyä liki kymmenen 240 litran astiaa silputtavaksi menevällä paperilla. Minulla oli jäljellä noin kahden metrin verran mappeja, joitten sisältö oli mielestäni säilyttämisen arvoista. Olin tyrmistynyt. Mappeja läpikäydessäni huomasin kehittyneeni oikeaksi raportointijargonin mestariksi. Olin suoltanut lukemattomille dokumenteille sujuvasti sanallisia piruetteja. Hallitsin askelkuvioiden vaihdot, joita tarvittiin, kun päättäjät siellä jossakin pyörsivät päätöksiään ja vaihtoivat mielipiteitään. Eipä tästä huomiosta oikein muuta kuin mustaa huumoria voi vääntää. Mapeistani kävi myös ilmi, että raportointi oli pääosin yksisuuntaista. Minulta jonnekin ja jollekin. Ja tämä jokin siellä jossain ulkomaailmassa jossain välissä vaihtui. Ja taas oli aloitettava homma alusta.

Työhuoneeni tyhjennys on syöpynyt mieleeni tapahtumana, joka havahdutti. Kuinka paljon työtunteja vuosien varrella minulta olikaan kulunut raportointien pyörteissä? Raportoinnin, jolla jatkuvasti piti perustella toiminnan merkitystä ja olemassa oloa. Katsellessani jäljellä olevia mappejani, lohdutin itseäni. Jotain säilyttämisen arvoista ja mielestäni merkityksellistä, on sentään tullut tehtyä. Kahden metrin mappirivistö isojen silppuriin menevien paperikasojen vieressä puhui kuitenkin karua kieltään. Ei enää koskaan tätä, päätin.

Tänä päivänä turhan työn näkyväksi tekeminen alkaa olla vaikeampaa. ”Säästä ympäristöä. Älä tulosta dokumenttia paperille”. Tuottaako digitaalisuus (johon paperiton toimistokin liittyy) oikeasti mitään tuottavuusloikkia? Jatkuuko tekemisten suunnittelun ja turhan raportoinnin villitys? Raportit vain lentävät nyt sitten bittiavaruuteen. Sen ”mustaan aukkoon” turha työ on helppoa upottaa – ja unohtaa. Ihmisen on vaikeampaa havahtua, tunnistaa tehtyä turhaa työtä. Valpastukaamme. Turhanaikaiset raportit ovat työnilolle ja teholle pahinta myrkkyä. 24 minuutin työajan lisäys on tehoton lääke kansantalouden yskään, jos myrkynkeitto jatkuu.

This entry was posted in Ajattelu, Ihminen, Suomeksi, Tiede, Tunteet, Työ, Uncategorized, Yhteiskunta and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *